WoodHub er et unikt og innovativt byggeri beliggende ved Lerchesgade og Storms Pakhus i Odense. Det repræsenterer Danmarks største satsning på træbyggeri til dato og tilbyder plads til 1.600 personer, der skal arbejde i otte statslige institutioner. Projektet, der ejes af Bygningsstyrelsen, fungerer som et udstillingsvindue for moderne kontordrift. WoodHub er udstyret med de mest avancerede systemer på markedet, herunder Facilitynets mødeplanlægningssuite og kantinebetalingsplatform.
FacilityNet vinder Bygningsstyrelsens SKI-udbud
I forbindelse med lanceringen af flerbrugerhuset WoodHub oprettede Bygningsstyrelsen et SKI-udbud vedrørende levering og drift af en mødeplanlægningssuite samt en kantinebetalingsplatform til WoodHub. FacilityNet vandt dette udbud, som omfatter et mødeplanlægningssystem, en kantinebetalingsplatform og et receptionistsystem. Sidstnævnte tilbyder muligheder for selvbetjent gæstecheck-in, digitale møderumsskærme og informationsskærme. Derudover skal FacilityNet levere et onboarding- og uddannelsescenter til de 1.600 medarbejdere i kontorhuset.
Èn samlet løsning til det moderne flerbrugerhus
WoodHub huser otte offentlige styrelser og 1.600 medarbejdere, der alle skal kunne planlægge møder i et fælles mødecenter, bestille mødeforplejning og købe kantinemad – alt sammen gennem en integreret løsning, der optimerer brugervenlighed, arbejdsflow og informationsdeling. I denne sammenhæng har Bygningsstyrelsen implementeret Facilitynet i WoodHub.
Facilitynet platformen digitaliserer alle arbejdsprocesser og sikrer en 100% selvbetjent løsning, så de 1.600 medarbejdere nemt kan betale i kantinen og booke de i alt 65 fælles møderum og øvrige ressourcer. Desuden giver Facilitynet alle involverede parter – medarbejderne, kantinepersonalet, receptionen og økonomiafdelingen – de nødvendige digitale værktøjer, som optimerer deres daglige arbejde. WoodHub benytter også eksterne samarbejdspartnere, der stiller krav til integrationerne. Kantinen og mødecentret forpagtes af ISS Facility Service og Statens It står for IT-sikkerheden.
Den gode brugeroplevelse øger brugertilfredshed og fjerner manuelle arbejdsopgaver
Facilitynet skal bidrage til at øge brugertilfredsheden og eliminere manuelle arbejdsopgaver for de mange involverede parter i det travle og komplekse kontorhus. Systemet gør det enkelt at foretage bestillinger og giver medarbejderne et tydeligt overblik over mødeaktiviteter og bestillinger. Samtidig eliminerer det alle manuelle arbejdsgange, hvilket resulterer i betydelige besparelser på de administrative omkostninger.
Facilitynet sikrer, at medarbejderne ikke spilder tid på at finde ledige lokaler; de kan nemt booke møderum og bestille kantineydelser direkte fra Outlook i én enkelt arbejdsgang. Desuden giver Facilitynet kantinen et effektivt værktøj til at administrere og få overblik over bestillinger. Med blot ét klik kan kantinen printe produktionslister og sende ordren til fakturering, hvilket strømliner arbejdsgangene og giver dem mulighed for at fokusere på det vigtigste: at tilberede mad.
Mødebooking og kantinebetaling foretages direkte i Outlook
Mødebooking og kantinebetaling foregår direkte i Outlook, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for fejl. Via Facilitynets Outlook-add-in kan medarbejderne nemt foretage mødeindkaldelser, booke mødelokaler, AV-udstyr samt bestille mødeforplejning i én samlet arbejdsgang. Dette sikrer en smidig proces, hvor medarbejderne ikke behøver at navigere mellem forskellige systemer, og relevante mødeoplysninger opdateres automatisk på mødeforplejningsordren.
Når mødet opdateres i Outlook, vil mødeforplejningsordren også blive automatisk tilpasset, hvilket garanterer fejlfrie ordrer og sikrer, at forplejningen leveres til tiden. Desuden er det vigtigt at nævne, at Skattemyndighederne stiller krav om, at alle eksterne mødedeltagere skal fremgå af fakturaen for at opnå fradrag på møder med ekstern repræsentation. Dette krav håndterer Facilitynet også effektivt for vores kunder.
Selvbetjent gæstemodtagelse sikrer smidigt indtjekning
WoodHub modtager dagligt op til 600 gæster. For at sikre en effektiv indtjening og undgå køer er der i receptionen installeret tre selvbetjente gæstetjek-ind skærme. Disse skærme gør det muligt for gæsterne at tjekke ind hurtigt og nemt, få printet et gæstekort, og værten får automatisk besked, når gæsterne ankommer.
Løsningen sikrer desuden, at WoodHub kan dokumentere, hvilke gæster der har været i bygningen, hvilket opfylder de sikkerhedskrav, mange virksomheder skal overholde. Mens gæsterne venter på at blive hentet, kan de følge med i WookHub byggeprojektet på infoskærmen, hvor en digital præsentation guider dem på rejsen.
Digitale møderumsskærme med LED-lys
I kontorhusets fælles mødecenter er der installeret digitale skærme foran de 65 mødelokaler samt 14 skærme til visning af kommende møder. Møderumsskærmene viser, om mødelokalet er ledigt, ved hjælp af et integreret LED-lys, der lyser grønt, når rummet er tilgængeligt, og rødt, når det er optaget. Desuden kan medarbejderne nemt booke mødelokalet, forlænge eksisterende møder eller afslutte møder direkte fra skærmen.
Smidig kantinebetaling reducerer kø, gratister og administration
WoodHubs er klar til at modtage op til 1.600 kantinebrugere dagligt. I kantinen er der installeret fem selvbetjente betalingsskærme, der muliggør hurtig betaling for medarbejderne via digitale wallets (ID-kort) samt kreditkort. Formålet med denne løsning er at reducere køer, minimere antallet af gratister og mindske madspild. Betalingsskærmene giver kantinen et præcist overblik over antallet af daglige spisende, hvilket hjælper med at optimere mængden af mad, der tilberedes, og dermed reducere madspild.
Facilitynet er en selvbetjent platform designet til ressourceoptimering
Facilitynet-platformen digitaliserer alle processer og tilbyder et 100% selvbetjent og vedligeholdelsesfrit setup. Dette sikrer, at der ikke opstår flaskehalse, og at kantineforpagteren undgår tab af salg. Medarbejdere oprettes automatisk i systemet via Active Directory, hvilket muliggør, at de allerede fra første arbejdsdag kan planlægge møder og foretage betalinger i kantinen. Samtidig sikrer denne løsning, at lejerne i bygningen overholder deres GDPR-forpligtelser.
Desuden håndteres faktureringen automatisk gennem en etableret integration med kantineforpagterens økonomistyringssystem. Lejerne har adgang til en administrationsportal, hvor de selv kan hente købsbilag og oprette nødvendige regnskabsmæssige oplysninger, herunder administrere regningsmodtagere og omkostningscentre.
Systemet tilbyder også avanceret statistik, der blandt andet viser ressource-belægningsprocent, bookingvarighed, kundefordeling samt gæstestatistik. Disse oplysninger kan med fordel anvendes til ressource-optimering og omkostningsfordeling.
